3. Contar novedades o solicitar documentos
Dentro de cada proceso interno puedes comunicarte con tu cliente de dos formas: publicando una novedad (actualización del caso) o solicitando documentos. Todo se gestiona desde la sección Comunicación Cliente.
Cada novedad o solicitud que crees será notificada por correo al cliente y también a los correos adicionales configurados en su perfil.
1. Ingresar al proceso interno y abrir “Comunicación Cliente”
Para contar una novedad o solicitar documentos, primero debes ingresar al proceso interno correspondiente.
- Ingresa a la página de Procesos.
- Busca el proceso interno deseado y haz clic para abrir su detalle.
- En el menú del proceso, entra a la sección Comunicación Cliente.
Imagen: Acceso al proceso interno desde la página de Procesos.
2. Administrar permisos de visibilidad del proceso
En Comunicación Cliente podrás gestionar tanto las comunicaciones como los permisos del proceso. Si no quieres que el cliente tenga visibilidad de este proceso en su portal, puedes ocultarlo desde el botón Administrar permisos.
Si ocultas el proceso, el cliente no lo verá en su portal. Esto es útil para procesos internos, borradores o casos que no deban mostrarse aún.
Imagen: Administración de permisos y opción para ocultar el proceso al cliente.
3. Publicar una novedad
Una novedad es una actualización que quieres comunicar al cliente (por ejemplo: “se presentó escrito”, “se fijó audiencia”, “se recibió resolución”, etc.).
- Dentro de Comunicación Cliente, selecciona la opción Novedades.
- Haz clic en Crear novedad.
- Escribe el mensaje y guarda.
- El cliente recibirá una notificación por correo y la verá también en su portal.
Imagen: Creación de una novedad dentro de Comunicación Cliente.
4. Solicitar documentos al cliente
Las solicitudes de documentos te permiten pedir información o archivos específicos al cliente (por ejemplo: contratos, poderes, antecedentes, comprobantes, etc.), manteniendo trazabilidad dentro del proceso.
- Dentro de Comunicación Cliente, selecciona la opción Solicitudes.
- Haz clic en Solicitar documentos (o el botón equivalente).
- Indica qué necesitas, agrega detalles y guarda.
- El cliente y sus correos adicionales recibirán una notificación por correo.
Imagen: Solicitud de documentos desde Comunicación Cliente.
5. Administrar novedades y solicitudes
En esta sección podrás administrar las comunicaciones del proceso: revisar el historial, editar (si aplica) y eliminar elementos cuando corresponda.
- Las novedades quedan registradas para que el cliente pueda revisarlas cuando quiera.
- Las solicitudes sirven como checklist de información/documentos pendientes.
- Todo se mantiene asociado al proceso para una mejor trazabilidad.
Soporte
Si necesitas ayuda para configurar el portal, visibilidad del proceso o notificaciones, escríbenos a contacto@tuprocurador.cl o contáctanos por el chat en vivo dentro de TuProcurador.