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Documentación › Oficina Virtual › Procesos › Funcionalidades › Novedades o solicitudes a tu cliente

Comunicación con el Cliente

Mantén una comunicación clara, formal y centralizada con tus clientes desde cada proceso.

En resumen: Desde esta sección puedes informar novedades y solicitar documentos a tu cliente, todo con notificaciones por correo y un historial cronológico accesible.

¿Dónde encontrar esta sección?

Ingresa a la página del proceso que estés trabajando y dirígete a la sección Comunicación con el cliente.

Funciones disponibles

  • Contar una novedad
    Permite informar al cliente sobre avances, hitos o cualquier actualización relevante del caso.
  • Solicitar documentos
    Permite pedir formalmente al cliente la entrega de documentos necesarios para la tramitación.

Cómo contar una novedad

  1. Haz clic en Contar una novedad.
  2. Completa los campos de Título y Descripción.
  3. Adjunta, si lo deseas, un documento relevante que el cliente deba revisar.
  4. Haz clic en Crear.
Al crear la novedad, el sistema enviará automáticamente un correo al email registrado del cliente, notificando la actualización.

Cómo solicitar documentos

  1. Haz clic en Solicitar documentos.
  2. Completa los campos de Título y Descripción.
  3. Define una fecha límite de entrega.
  4. Indica el nombre del documento que estás solicitando.
  5. Haz clic en Crear.
El cliente recibirá un correo con los datos solicitados y un enlace de acceso a la página pública, donde podrá:
  • Ver las novedades en orden cronológico.
  • Revisar los documentos solicitados.
  • Subir los archivos requeridos directamente.

Verificar y administrar el correo del cliente

Para asegurar que las notificaciones y solicitudes lleguen correctamente al cliente, puedes verificar o actualizar su correo electrónico directamente desde el proceso.

  1. Haz clic en Administrar permisos.
  2. Selecciona la opción Administrar correo.
  3. Incorpora o actualiza el correo electrónico del cliente para notificaciones y solicitudes.
Es recomendable verificar este correo antes de enviar novedades o solicitar documentos, para evitar problemas en la recepción de notificaciones.

Recomendaciones

  • Correo del cliente: registra siempre un email válido y actualizado.