Automatizaciones de cobro
Cómo generar borradores de notas de cobro en forma periódica y automática.
De qué se trata
Una automatización de cobro arma sola el borrador de la nota de cobro de un cliente cada semana, quincena o mes, con sus horas facturables, el cobro fijo de su tarifa y los cobros pendientes. Tú lo revisas y lo emites: nada llega al cliente sin tu confirmación.
Antes de empezar
- Necesitas tener habilitados los pagos de clientes en tu usuario (ver Dar acceso a la cobranza).
- El cliente necesita una tarifa; puedes crearla en el mismo asistente.
Restricciones y consideraciones
- El borrador se crea 3 días antes de la fecha de cobro, con esa fecha como vencimiento.
- Las horas sin valor hora (ni en el proceso ni en la tarifa) quedan fuera, y el aviso lo indica.
- Si no tienes cupo de notas activas, no se crea el borrador y las personas con acceso a la cobranza reciben un aviso Sin cupo para notas de cobro automáticas.
Ver el procedimiento en video 1:13
1Abrir Facturación y cobros# 0:05
Entra a Facturación y cobros en el menú de la izquierda, dentro de TimeTracker y Facturación. Solo lo ven las personas con los pagos de clientes habilitados.
2Automatizaciones# 0:12
Presiona Automatizaciones.
3Qué hacen# 0:17
La tabla muestra cada cliente con su tarifa asignada, si la automatización está activa, la frecuencia, el día de cobro y el próximo cobro.
4Nueva automatización# 0:28
Presiona Nueva automatización y sigue los pasos: elige el cliente, su tarifa (o crea una nueva) y la frecuencia. Revisa la próxima factura estimada y presiona Activar automatización.
Frecuencias
- Mensual
- Eliges el día del mes. Si el mes no tiene ese día, se usa el último.
- Quincenal
- Eliges un día entre el 1 y el 15: se cobra ese día y 15 días después.
- Semanal
- Eliges el día, de lunes a viernes.
Cuando se genera
- Borrador
- Aparece en Requieren atención, listo para revisar y emitir.
- Aviso
- Las personas con acceso a la cobranza reciben una notificación y un correo: Nota de cobro automática lista para revisar.
