Tipos de acción de un flujo
Qué crea cada acción de un flujo, con qué fechas, a quién avisa y cuándo se da por completada.
De qué se trata
Las acciones son lo que TuProcurador hace solo cuando un proceso entra a una etapa: crear una tarea, agendar una reunión o pedirle documentos al cliente. Las arrastras desde el panel Acciones del editor a cada etapa, y una etapa puede tener varias.
Restricciones y consideraciones
- Si una fecha calculada cae en fin de semana, se corre un día.
- Dentro de un proceso, solo se pueden editar o eliminar las acciones que todavía no se ejecutan.
Qué es una acción#
Hay tres tipos de acción. Cada una tiene su formulario, que completas al soltarla en la etapa.
Los tres tipos
- Asignar Tarea
- Crea una tarea en el proceso para alguien del equipo.
- Agendar Reunión
- Agenda una reunión en el calendario del proceso.
- Solicitar documento a cliente
- Le pide documentos al cliente en su portal.
Asignar Tarea#
Crea una tarea en el proceso, con estado Pendiente, que aparece en las tareas de quien la ejecuta.
Formulario
- Asignar a
- Quién ejecuta la tarea. Obligatorio.
- Revisor de la tarea
- Quién la revisa cuando esté lista. Obligatorio.
- Título y Descripción
- Obligatorios. El título de la tarea creada lleva [Automatización de flujo] al final.
- Días de duración de tarea
- La fecha límite es esa cantidad de días desde que empieza la etapa. Obligatorio.
- Adjuntar archivos
- Opcional (recomendado hasta 10 MB por archivo). Quedan en el detalle de la acción.
Estado de la acción
- Pendiente
- La tarea se creó y sigue abierta.
- Completada
- La tarea se completó.
Agendar Reunión#
Agenda una reunión de una hora en el calendario del proceso, a nombre del responsable del proceso.
Formulario
- Título y Descripción
- Obligatorios.
- ¿En cuántos días después de iniciada esta etapa?
- El día de la reunión, contado desde el inicio de la etapa. Obligatorio.
- Hora tentativa
- La hora de inicio. Obligatoria.
- Invitar involucrados
- Invita a todo el equipo del proceso.
Estado de la acción
- Pendiente
- La reunión está agendada.
- Completada
- Se marca sola cuando pasa la hora de término de la reunión.
Solicitar documento a cliente#
Crea una solicitud de documentos en la pestaña Com. cliente del proceso. El cliente recibe un correo (también sus correos adicionales) y la ve en su portal, donde sube los archivos.
Formulario
- ¿Qué necesitas pedirle a tu cliente?
- El título de la solicitud. Obligatorio.
- Dale más información a tu cliente
- Indicaciones, por ejemplo el formato de los documentos.
- Plazo en días
- La fecha límite de la solicitud, desde que empieza la etapa.
- Nombre de documento a solicitar
- Uno por cada documento, por ejemplo Cédula frontal.
Estado de la acción
- Pendiente
- La solicitud está esperando al cliente.
- Completada
- El cliente entregó todos los documentos pedidos.
Cuándo se ejecutan#
Las acciones de una etapa se ejecutan al entrar a ella.
Cuándo
- Al asociar el flujo
- Se ejecutan las de la etapa con que parte el proceso. Las de etapas anteriores quedan omitidas.
- Al transicionar
- Se ejecutan las de la nueva etapa, sea cual sea el tipo de transición.
- Al volver a una etapa
- Solo las que aún no se habían ejecutado.
Estados de una acción en el proceso
- No ejecutada
- Su etapa todavía no empieza.
- Pendiente
- Se ejecutó y lo que creó sigue abierto.
- Completada
- Lo que creó se terminó.
- Omitida
- Su etapa se saltó.
Acciones de un solo proceso#
Dentro de un proceso puedes ajustar el flujo solo para ese caso, sin cambiar el flujo de la oficina.
Opciones
- Agregar acción
- En una etapa pendiente, suma una tarea, reunión o solicitud.
- Editar o eliminar
- Las acciones que todavía no se ejecutan.
- Crear nueva etapa
- Agrega una etapa solo a este proceso.