Estados de una nota de cobro
Los estados de una nota de cobro, qué puedes hacer en cada uno y qué cambia solo.
De qué se trata
Una nota de cobro agrupa los cobros a un cliente (horas, honorarios fijos, gastos) en un documento que el cliente recibe y paga. Desde que la creas hasta que se paga pasa por varios estados, y en cada uno puedes hacer cosas distintas.
Restricciones y consideraciones
- Para ver y gestionar la cobranza necesitas tener habilitados los pagos de clientes en tu usuario (ver Dar acceso a la cobranza).
El ciclo de una nota#
El camino habitual es:
- La creas como Borrador y revisas sus cobros e impuestos.
- La emites: pasa a Pendiente y el cliente recibe un correo con el enlace para pagar.
- El cliente paga y sube su comprobante: pasa a Pago parcial o a Confirmar pago.
- Confirmas el pago: queda Pagada.
Si se pasa la fecha de pago, queda Vencida; si tenía un error, la anulas.
Estados#
Estos son todos los estados posibles.
Estados
- Borrador
- En preparación. Solo la ve tu oficina; el cliente no la ve en su portal.
- Pendiente
- Emitida y por pagar. El cliente la ve y puede pagarla.
- Pago parcial
- Se registraron pagos por menos del total. Queda un saldo.
- Confirmar pago
- El cliente subió comprobantes por el total: debes confirmar o rechazar el pago. El cliente la ve como En revisión.
- Rechazada
- Rechazaste el comprobante del cliente, con un motivo. El cliente puede subir uno nuevo.
- Pagada
- Pago confirmado.
- Vencida
- Pasó la fecha de pago sin pagarse completa.
- Anulada
- Quedó sin efecto.
Qué puedes hacer en cada estado#
Cada acción del detalle de la nota está disponible solo en algunos estados.
Acciones
- Editar cobros e impuesto
- Solo en Borrador. El impuesto puede ser 19 % u otra tasa, o la nota puede ser exenta.
- Eliminar
- Solo en Borrador.
- Emitir al cliente
- Desde Borrador. Pide una fecha de vencimiento posterior a hoy y un mensaje para el cliente. El cliente recibe un correo con su nota.
- Link de pago
- En Borrador o Pendiente: tu propio enlace de pago en línea.
- Copiar enlace
- El enlace de la nota, para enviarlo por otro medio.
- Recordar pago
- En Pendiente, Pago parcial o Vencida. Reenvía el correo al cliente (debe tener correo).
- Extender plazo
- En Pendiente o Vencida, con una fecha posterior a hoy. Una nota vencida vuelve a Pendiente.
- Registrar pago
- En todos los estados menos Borrador, Anulada y Pagada. Si el monto cubre el saldo, la nota queda Pagada de inmediato.
- Marcar como pagada
- Registra un pago por todo el saldo.
- Confirmar o rechazar el pago
- En Confirmar pago. Para rechazar debes escribir el motivo. El cliente recibe un correo en ambos casos.
- Adjuntar documento tributario
- La boleta o factura, en cualquier estado menos Borrador. PDF o imagen de hasta 10 MB; el cliente la ve en su nota.
- Descargar PDF
- En cualquier estado.
- Anular
- En cualquier estado menos Anulada.
- Reactivar como borrador
- Desde Anulada, si no tiene comprobantes de pago y tienes cupo de notas activas.
Cambios automáticos#
Algunos cambios ocurren solos.
Cambios automáticos
- Vencimiento
- Cada día, las notas Pendiente o Pago parcial cuya fecha de pago ya pasó quedan Vencida.
- Comprobante por menos del total
- La nota pasa a Pago parcial.
- Comprobante que completa el total
- La nota pasa a Confirmar pago y quien la emitió recibe un correo para confirmarlo.
- El cliente elimina un comprobante
- Solo en Pago parcial; si no queda ninguno, la nota vuelve a Pendiente.
Cupo de notas activas#
Tu plan define cuántas notas de cobro activas puedes tener a la vez. Las pagadas, anuladas y rechazadas no cuentan. Si necesitas más, suma el paquete de 20 notas de cobro en Funcionalidades adicionales.